В соответствии с Приказом Минфина России от 15.04.2021 N 61н (ред. от 30.10.2023) «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (Зарегистрировано в Минюсте России 28.06.2021 N 63995) определяются порядок и формы документов, предоставляемых для компенсации расходов на закупку товаров (работ, услуг) по авансовому отчету.
Закупки через подотчетных лиц должны быть учтены в общей сумме закупок уже на этапе планирования. Нарушение этого требования может повлечь привлечение к административной ответственности руководителя организации.
Принятие решения о закупке товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо для нужд учреждения осуществляется в определенном порядке.
Чтобы возместить планируемые расходы, необходимо оформить:
- заявку-обоснование (ф. 0510521)
- 3 коммерческих предложения для закупки
- отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520)
Формы документов и образцы заполнения:
Заявка-обоснование закупки образец
Отчет о расходах подотчетного лица ЗАКУПКА
Отчет о расходах подотчетного лица ЗАКУПКА образец
Поручение на перечисление денежных средств (бланк)
Служебная записка к авансовым отчетам (закупка товаров, работ, услуг)
Служебная записка на авансовый отчет по публикации статей
Порядок оформления и предоставления документов:
На этапе планирования подотчетному лицу необходимо оформить и согласовать с отделом закупок (в электронном виде документы направляются на почту zakupki@fbras.ru):
- заявку-обоснование (ф. 0510521)
- 3 коммерческих предложения для закупки (допустимо предоставление скриншотов экрана, содержащих информацию о характеристиках товара и его стоимости) или служебную записку с обоснованием безальтернативности закупки (образец прилагается). В случае возникновения вопросов по коммерческим предложениям необходимо обращаться в отдел закупок.
После согласования вышеперечисленные документы в бумажном виде передаются на подпись начальнику отдела закупок, начальнику ПФО, далее — в бухгалтерию, ответственному лицу (ведущему бухгалтеру Горбаль Е.А.).
После оформления и утверждения заявки-обоснования ответственными службами производится фактическая закупка товаров (работ, услуг).
Далее в бухгалтерию (ответственному сотруднику) предоставляются:
- отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520)
- оригиналы документов, подтверждающие фактический расход (кассовые, товарные чеки)
- служебная записка от руководителя гранта на компенсацию расходов
- поручение на перечисление денежных средств от подотчетного лица
Компенсация понесенных расходов будет произведена после предоставления полного пакета документов.