Порядок оформления и предоставления документов для компенсации расходов на закупку товаров (работ, услуг)


В соответствии с Приказом Минфина России от 15.04.2021 N 61н (ред. от 30.10.2023) «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (Зарегистрировано в Минюсте России 28.06.2021 N 63995) определяются порядок и формы документов, предоставляемых для компенсации расходов на закупку товаров (работ, услуг) по авансовому отчету.

Закупки через подотчетных лиц должны быть учтены в общей сумме закупок уже на этапе планирования. Нарушение этого требования может повлечь привлечение к административной ответственности руководителя организации.

Принятие решения о закупке товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо для нужд учреждения осуществляется в определенном порядке.

Чтобы возместить планируемые расходы, необходимо оформить:

  • заявку-обоснование (ф. 0510521)
  • 3 коммерческих предложения для закупки
  • отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520)

Формы документов и образцы заполнения:

Заявка-обоснование закупки

Заявка-обоснование закупки образец

Отчет о расходах подотчетного лица ЗАКУПКА

Отчет о расходах подотчетного лица ЗАКУПКА образец

Поручение на перечисление денежных средств (бланк)

 Служебная записка к авансовым отчетам (закупка товаров, работ, услуг)

Служебная записка на авансовый отчет по публикации статей

 

Порядок оформления и предоставления документов:

На этапе планирования подотчетному лицу необходимо оформить и согласовать с отделом закупок (в электронном виде документы направляются на почту zakupki@fbras.ru):

  • заявку-обоснование (ф. 0510521)
  • 3 коммерческих предложения для закупки (допустимо предоставление скриншотов экрана, содержащих информацию о характеристиках товара и его стоимости) или служебную записку с обоснованием безальтернативности закупки (образец прилагается). В случае возникновения вопросов по коммерческим предложениям необходимо обращаться в отдел закупок.

После согласования вышеперечисленные документы в бумажном виде передаются на подпись начальнику отдела закупок, начальнику ПФО, далее — в бухгалтерию, ответственному лицу (ведущему бухгалтеру Горбаль Е.А.).

После оформления и утверждения заявки-обоснования ответственными службами производится фактическая закупка товаров (работ, услуг).

Далее в бухгалтерию (ответственному сотруднику) предоставляются:

  • отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520)
  • оригиналы документов, подтверждающие фактический расход (кассовые, товарные чеки)
  • служебная записка от руководителя гранта на компенсацию расходов
  • поручение на перечисление денежных средств от подотчетного лица

Компенсация понесенных расходов будет произведена после предоставления полного пакета документов.